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ICTタスクプランナー

こんな記事を見ました。

https://togetter.com/li/1078786

「何これ儀式?」パソコンでPDFの書類をWordに貼り付ける仕事を頼まれた若い社員さんのつぶやき。

自分は様々な自治体の学校支援を長いことやっている間に、実は笑い事ではなくこう言った事例に出会うこともちょくちょくあり、そういう作業を依頼されることもあります。

私たちは、こう言った場合「これは、PDFをWordにするのが目的ですか?」と聞いてみます。

単にPDFの内容をWordとして保存したいだけだったのに、そのやり方がわからず、画像なら貼れる、しかしPDFや画面を画像にする方法が何も思いつかない、印刷して写真に撮ればいいじゃん!ナイスアイデア!という誰かの頑張った軌跡かも知れませんから、慎重に質問をし、特にその作業に意味がないのであれば、最も効率的に目的を達成するやり方をお伝えすることになります。

もちろんこの手順に何か意図があるのであれば、そこは「なるほど、そうでしたか、失礼いたしました。では作業させていただきます」となるわけですが。


もしも物理的に手順を減らす、時間を節約する、精度を上げる、使い勝手をよくするといった改善できるものであった場合、そこに有料ソフトや機器が必要か、無料でできるのか、さらにその手順を簡単な一枚もののマニュアルにするなど、改善がさらに定着し、習慣化することで効率化が図られます。支援員は本当はこんなことができるのです。

この記事では新人があたかもデジタルが苦手な上司をバカにしたような内容になっています。

新人さんは、なんだこれ?と思っても、上司に逆らわず言うことをきかないと、叱られたり、仕事ができないと思われるのが嫌でそのまま作業に勤しんでしまい、ひどく無駄な時間を浪費するのです。

学校には不便をなんとかしようと誰かが考えた不思議な作業があちこちに隠れています。

また、紙でやるイメージでやっているが故に、デジタルになったことが、気づかずに大変な面倒を引き起こしているケースもあります。

ICTが苦手な、あまり頻繁に使っていないかたでなくとも、その工夫をしようと思って取り組んでいなければ、体が慣れたやり方で、ひたすら時間を浪費して、他の仕事を圧迫しているのに気づいていません。

企業も学校もそこは変わらない。そんな小さな時間の浪費を潰していくだけで、多分ストレスや忙しさを解消できるのではないかと思ってしまうわけです。

ICT支援員は、その名前を変えて、操作を教えたりトラブルシュートをするだけでなく、学校の忙しさを改善する「ICTタスクプランナー」(造語です)になれるのではないでしょうか。

 

ただ、支援員もまだ新人の場合はなかなかこの効率化に気づかないか、言いづらさを感じ、改善を進言することまでできず、この記事の新人さんのように、頭の上に?を浮かべながらひたすら作業してしまうこともあるかも知れません。

逆に、この新人さんがツイッターに書いてしまったように、お客様に向かって良いやり方を提案するものの、バカにしたような言い方になり、仕事をサボりたくて言っているとか、生意気だとか、おかしな地雷を踏むケースもすくなくないのです。

長く居ることで信頼を得ることができれば、どんな上司にも改善を進言できる立場になることもありますが、ほとんどが我慢して、つまらない作業に時間を費やし、それでお金がもらえるなら楽でいいと割り切ってしまうか、別の仕事を抱える場合、時間が足りなくて追い詰められて苦しむかのどちらかです。

今の社員さんや先生同士のやりとりにもそれを感じることがあります。

大切なのは目的は何なのか、それに到達するために必要な最低限の手順を見つけ、改善すべき部分を相手に利益を示し、気持ちやプライドを傷つけない提案ができるか、といったまさにコミュニケーション能力が要求されるところになります。

ICT支援員は必ず必要になる。それは学校でも会社でも家庭でも関係なく。

 

ICT支援員…ICTタスクプランナーはいりませんか?そんな支援員を育てれば、もっと支援員の存在価値は理解されるのではないでしょうか。